Sistema de indexação automática de ofícios do Departamento de Computação da UFVJM

Abstract

Este projeto surgiu de uma deficiência do Departamento de Computação da UFVJM (Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri), em armazenar e recuperar seus ofícios. Tal Departamento possui dificuldades na organização e armazenamento eficiente destes ofícios o que inviabiliza o acesso aos documentos e dispende muito tempo na localização e recuperação da informação. Diante disso, foi desenvolvido um Sistema de Indexação Automática utilizando-se técnicas da biblioteconomia e técnicas computacionais que visa automatizar o processo de indexação de novos ofícios, otimizar a recuperação e democratizar o acesso a informação. O banco de dados do Sistema foi construído baseado em um vocabulário controlado: o tesauro. O tesauro é um tipo de vocabulário controlado, mais complexo, que trabalha com ambiguidade dos termos, sinonímia, relações hierárquicas e associativas e foi elaborado a partir de conceitos selecionados e seus termos relacionados presentes nos ofícios. O escopo inicial do projeto permeia o espaço de 2011 a 2014, totalizando 239 ofícios. Para a alimentação do Sistema com os novos documentos que surgirão propõe-se a auto alimentação do tesauro que fará a análise de relevância de novos termos nos novos ofícios através de um algoritmo em construção. O sistema estará em ambiente virtual, para que o acesso seja democratizado e o processo de tratamento de novos ofícios seja automatizado. Sendo positiva a implementação do projeto, sugere-se que os demais departamentos da UFVJM utilizem o mesmo sistema para organização dos seus documentos, ganhando agilidade nos processos e satisfação do usuário final na localização do que procura.